Internet non funziona? 7 regole per ricevere un’assistenza TOP!

Vi è mai capitato di contattare l’assistenza tecnica del vostro Internet Provider per segnalare un problema e, terminata la chiamata, sentirvi più frustrati di prima?

Scommetto di sì, e so perfettamente quanto possa essere spiacevole.

In qualità di CEO di un’azienda che offre servizi di connettività, posso assicurarvi che, spesso e volentieri, a fare la differenza tra il buono e il cattivo esito di una richiesta di supporto non è tanto la natura o la gravità del problema segnalato, quanto più il modo in cui viene condotta la telefonata con l’operatore.

Premesso che arrivare a una rapida soluzione è nell’interesse anche di chi eroga il servizio, in questo articolo desidero illustrarvi 7 regole da rispettare ogni volta che si contatta il supporto tecnico di un operatore di telecomunicazioni.

Fatene tesoro, perché potrebbero tornarvi davvero utili.

1. Segnalare subito il problema

Sembrerà paradossale, ma il primo e più comune errore di chi vive un problema e necessita di aiuto consiste nel ritardare eccessivamente l’invio della richiesta.

Rimandare la chiamata, infatti, fa sì che si accumuli sempre più rabbia e frustrazione, cosa che potrebbe rendere complicato il dialogo con l’operatore.

È importante, quindi, segnalare il disservizio o malfunzionamento quanto prima, così da non entrare in uno stato d’animo negativo e potenzialmente dannoso.

2. Tenere i documenti a portata di mano

Prima di dare inizio alla telefonata, curiamoci di avere con noi tutti i documenti necessari: dalle fatture ai contratti, nonché le comunicazioni arrivate via email.

Tenere le carte a portata di mano, infatti, semplificherà il lavoro dell’operatore, con un notevole risparmio di tempo – e di sanità mentale, diciamolo – per lui e per noi.

3. Presentarsi chiaramente

Che si svolga di persona, al telefono o via posta elettronica, una conversazione sana ed efficace inizia sempre con una presentazione di sé chiara e concisa.

Quindi, quando si contatta un servizio di assistenza tecnica, è bene principiare il dialogo fornendo: nome, cognome, città e, soprattutto, il proprio codice cliente.

Così facendo, permetteremo all’operatore di individuare velocemente la nostra pratica e visionare lo storico delle richieste, riducendo i tempi di risoluzione.

4. Evitare l’uso di termini ed espressioni dialettali

L’Italia, si sa, è ricca di affascinanti dialetti e pittoresche varianti locali.

Nella chiamata a un call center, però, è importante ricordare che l’operatore potrebbe trovarsi in una regione diversa dalla nostra, o magari in un altro Paese.

Il consiglio, quindi, è di adottare un linguaggio chiaro e universale, evitando i termini e le espressioni dialettali, così che non si creino spiacevoli malintesi.

5. Mantenere la calma

Capita di contattare un numero di assistenza tecnica avendo già addosso una certa rabbia e frustrazione, specie se il problema si trascina da lungo tempo.

Pur comprendendo questo stato d’animo, il fatto di gridare, minacciare o essere scortesi non porta mai a un risultato positivo, ma aumenta solo la tensione.

È importante, quindi, cercare di mantenere la calma e condurre la telefonata sforzandosi di tenere un atteggiamento rispettoso e un tono pacato.

6. Essere collaborativi e disponibili

Durante la chiamata, è possibile che l’operatore ci chieda di eseguire dei test o delle verifiche, come il controllo di alcuni cavi o il riavvio di determinati dispositivi.

È importante, in questa fase, mostrarsi collaborativi e disponibili, anche se le attività richieste possono apparire inutili, terribilmente noiose o molto ripetitive.

Nessuno desidera farci perdere tempo, quindi è importante seguire punto per punto le indicazioni che vengono fornite, per poi restituire il feedback richiesto.

7. Congedarsi in modo cordiale e ringraziare

Giunti al termine della conversazione, se l’operatore ha fatto tutto il possibile per risolvere il nostro problema, è bene chiudere la chiamata ringraziando per l’aiuto.

Premesso che ognuno di noi ama vedere riconosciuto il proprio impegno, mostrare gratitudine serve a creare un ambiente sano e in cui domina il reciproco rispetto.

Ricordiamoci che in futuro potremmo avere nuovamente bisogno di aiuto, quindi è nel nostro interesse lasciare una buona, o ancor meglio ottima, impressione.

Con le buone si ottiene tutto

Giunti al termine di questa breve guida, immagino vi sia ormai chiaro che, quando si ha bisogno di supporto, il fatto di rispettare tempi, modi e toni fa sì che la comunicazione risulti più efficace, accelerando i tempi di risoluzione.

Nondimeno, adottare un approccio collaborativo e rispettoso permette di godere di un servizio di qualità, nonché di mantenere relazioni positive con il fornitore.

Dice il saggio: “La pazienza e la cortesia sono armi potenti nelle mani del consumatore consapevole”. È verissimo e non dovremmo dimenticarlo mai.